Narconon Eslövs policy och rutiner kring personuppgifter och integritet

​

Alla som kommer i kontakt med Narconon Eslöv ska känna sig trygga med att deras personuppgifter är säkra hos oss. Följande dokument anger hur vi ska arbeta med integritet och personuppgifter enligt den nya dataskyddsförordningen som ersätter Personuppgiftslagen (PUL) i maj 2018.

Dataskyddsförordningens sex grundläggande krav

​

Narconon Eslöv ska säkerställa att personuppgifter behandlas enligt följande:

• Personuppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade. Detta krav innebär bland annat att det måste finnas en rättslig grund för behandlingen.

• Att personuppgifter endast användas till särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte behandlas ytterligare på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

• Personuppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas.

• Personuppgifterna ska vara korrekta och uppdaterade. Den som behandlar personuppgifter måste vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att felaktiga personuppgifter raderas eller rättas utan dröjsmål.

• Personuppgifter ska inte sparas, det vill säga förvaras i en form som möjliggör identifiering av den registrerade, under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

• Personuppgifterna ska skyddas mot bland annat obehörig eller otillåten behandling och mot förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse genom att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder.

• Om personuppgifter behandlas för andra ändamål än för de som de samlats in, ska Narconon Eslöv alltid överväga om den nya eller ändrade behandlingen är förenlig med den ursprungliga behandlingen.

 

Stöd och grunder för behandling av personuppgifter

Narconon Eslöv ska för all behandling av personuppgifter ha stöd av minst en av följande grunder:

• Samtycke- den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandling av personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål

• Avtal- Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med den Narconon Eslöv.

• Rättslig förpliktelse- behandling krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse utifrån lag eller författning som åligger den personuppgiftsansvarige. Narconon Eslöv lyder under Socialtjänstlagen.

• Intresseavvägning- Narconon Eslöv får behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke om våra intressen väger tyngre än den registrerades och om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet.

 

Insamling av personuppgifter

Narconon Eslöv samlar in personuppgifter i samband med:

• Förfrågningar, bedömningar och uppdrag från socialtjänst, arbetsgivare och privatpersoner för insatser inom socialtjänstens område

• Avtal om tjänster med leverantörer

• Avtal om tjänster med kunder inom privat och offentlig sektor för insatser inom bl a utbildning, rådgivning och prevention

• Att intressenter kontaktar oss via e-post, via telefon, våra webbplatser och sociala medier. Det gäller ex om intressenter anmäler sig till våra nyhetsbrev, anmäler sig till våra utbildningar eller informationsträffar för anhöriga med mera

 

Vilka personuppgifter hanterar Narconon Eslöv?

Klientuppgifter: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer, vårdnadshavare, anhöriga, uppgift om livssituation, sociala insatser och uppgift om hälsa, urinprov (alkohol/drogtest).

Medlemmar i föreningen Narconon Eslöv: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer.

Kontaktpersoner vid företag och myndigheter: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, befattning och arbetsgivare.

Anställda: namn, personnummer, adress, telefon, e-postadresser, utbildning, bankuppgifter, brottsregister, drogfrihet, urinprov, hälsa.

Arbetstränare: namn, personnummer, adress, telefon, e-postadresser, utbildning, brottsregister, drogfrihet, urinprov, hälsa.

Arbetssökande: om namn, utbildning, arbetslivserfarenhet, referenspersoner, kontaktinformation, familjerelationer och intressen.

Intressenter som registrerar sig för nyhetsbrev eller kontaktar oss via webben: Namn, telefonnummer, e-postadress, IP-adress, uppgifter om hälsa och livssituation.

 

Hur Narconon Eslöv använder personuppgifterna?

​

Klienter

Behandling av personuppgifter sker utifrån rättslig förpliktelse baserat på de lagar och förordningar som styr vår verksamhet (Socialtjänstlagen). Vi har en skyldighet att dokumentera insatser och att spara dokumentationen en viss tid innan den får gallras eller överlämnas till uppdragsgivaren. Behandling av personuppgifter sker även utifrån avtal som rättslig grund med uppdragsgivaren. Vi behandlar därför även personuppgifter för att uppfylla avtal eller för att kunna ingå ett avtal, till exempel behandling av personuppgifter inför en placering eller ett uppdrag. Behandling av personuppgifter sker även utifrån intresseavvägning som rättslig grund. Det ligger i vår verksamhets intresse att stödja klienter under pågående placering och behandling för att uppnå stabil varaktig drogfrihet. Personuppgifter hanteras för att detta ändamål ska kunna uppnås. Detta intresse bedöms väga tyngre än den registrerades intresse av att skydda sina personuppgifter.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål än verksamhetens syfte att stödja den registerade till stabil drogfrihet.

• Rättslig grund: Rättslig förpliktelse; Avtal, Intresseavvägning

 

Potentiella klienter

Behandling av personuppgifter sker utifrån rättslig förpliktelse och avtal. Vi behöver behandla personuppgifter för att göra en bedömning inför en placering eller ett uppdrag om en verksamhet kan ta emot den det berör före ett avtal ingås med en eventuell uppdragsgivare. Behandling av personuppgifter om potentiella klienter sker även utifrån intresseavvägning som rättslig grund.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Rättslig förpliktelse; Avtal, Intresseavvägning

 

Tidigare klienter

Personuppgifter lagras även efter avslutad placering i heldygnsvård eller öppenvård i syfte att kunna följa upp och återknyta till tidigare behandling, vid händelse av återfall och återaktualisering av en före detta klient på Narconon Eslöv. Det ligger i verksamhetens intresse att lagra personuppgifter även efter avslutad placering i syfte att kunna återknyta till tidigare behandlingsarbete vid eventuell återaktualisering. Detta intresse bedöms väga tyngre än den registrerades intresse av radering vid avslutad placering.

Vi har även en skyldighet utifrån lag att under en viss tid spara uppgifter om tidigare klienter/kunder även efter de inte längre är aktuella hos oss.

Personuppgifterna gallras när vi inte längre har stöd i lag för att spara dem, eller när vi har via uppföljande kontakt med den registrerade har skäl att bedöma att den registrerade har uppnått syftet att etablera varaktig stabil drogfrihet.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål än verksamhetens ändamål att administera behandling och återanknyta till tidigare behandling vid återaktualisering

• Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, Intresseavvägning

​

Medlemmar i föreningen Narconon Eslöv

Behandling av personuppgifter är baserat på samtycke.

Vi behöver behandla medlemmarnas personuppgifter för att hantera medlemskap.

Det kan handla om kallelser till styrelsemöte, möten eller träffar, sociala tillställningar, nyhetsbrev, information. Vi brukar medlemmarnas personuppgifter för att kontakta dem via, e-post, chatt, post eller telefon.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Samtycke

 

Anställda och arbetstränare

Behandling av personuppgifter är baserat på samtycke.

Vi behöver behandla anställdas och arbetstränares personuppgifter och även känsliga personuppgifter för att administrera personal och arbetstränare och säkerställa deras lämplighet som behandlingspersonal eller arbetstränare på ett HVB för missbrukare.

Som HVB har vi en avtalsbaserad förpliktelse att begära och kontrollera våra anställdas brottsregister, för att säkerställa att personal lever upp till kraven enligt ramavtal med socialtjänst i svenska kommuner. Avtal utgör här den rättsliga grunden.

Ett visst antal års dokumenterad drogfrihet och krimfrihet (ingen kriminell aktivitet) utgör dessutom viktiga principer för Föreningen Narconon Eslöv vid anställning av personal eller mottagande av arbetstränare. Personuppgifter kring detta lagras med grund i intresseavvägning, där Narconons intresse kan anses väga tyngre än den registrerades intresse att skydda uppgiften.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Samtycke, avtal, intresseavvägning

 

Arbetssökande

Behandling av personuppgifter är baserat på samtycke och intresseavvägning. Vi måste använda personuppgifter för att bedöma ansökningar som arbetssökande skickar in till oss. I samband med att ansökningar skickas in samtycker du som arbetssökande till behandling av personuppgifter. Det är inte möjligt att behandla en ansökan utan att behandla personuppgifter.

• Narconon Eslöv använder inte personuppgifterna för något annat ändamål än för anställningsprocessen. Vi lämnar inte uppgifterna vidare till någon annan.

• Behandling av personuppgifter är nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Samtycke; Intresseavvägning

 

Kontaktpersoner hos leverantörer

Behandling av personuppgifter är baserat på intresseavvägning. Vi behöver hålla kontakt med våra leverantörer för att följa upp skyldigheter enligt avtal men även offerter, beställningar och leveranser. Detta är ett berättigat intresse. Kontakten behöver ske direkt med den utsedda kontaktpersonen hos avtalsparten.

Behandling av kontaktpersoners personuppgifter sker med medgivande från den organisation som är eller vill bli vår leverantör och ingå ett avtal med oss. Förutom namn behandlar vi kontaktinformation som telefonnummer, e-postadress och arbetsgivare, varav alla är relaterade till kontaktpersonens arbetsförhållanden. Omfattningen av personuppgifter är mycket begränsad. Behandling av personuppgifterna är relaterad till leverantörens verksamhet och inte till kontaktpersonens privatliv. Vår behandling av personuppgifter är klart förutsebar för kontaktpersonen.
Vi anser att det berättigade intresset går före kontaktpersonens intressen.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Intresseavvägning

 

Kontaktpersoner hos uppdragsgivare

Behandling av personuppgifter är baserat på intresseavvägning. Vi behöver hålla kontakt med våra kunder inom privat och offentlig sektor för att följa upp avtal, erbjudanden och leveranser.
Behandling av kontaktpersoners personuppgifter sker med medgivande från den organisation som är eller vill bli vår kund och ingå ett avtal med oss. Förutom namn behandlar vi kontaktinformation som telefonnummer, e-postadress och arbetsgivare, varav alla är relaterade till kontaktpersonens arbetsförhållanden.
Behandling av personuppgifterna är relaterad till leverantörens verksamhet och inte till kontaktpersonens privatliv. Vår behandling av personuppgifter är klart förutsebar för kontaktpersonen.

• Vi anser att det berättigade intresset går före kontaktpersonens intressen. 

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Intresseavvägning

 

Andra myndighetskontakter

Behandling av personuppgifter är baserat på intresseavvägning. Vi behöver ha kontakt med offentliga myndigheter, till exempel socialtjänst och tillsynsmyndigheter i samband med offentligrättsliga förhållanden där vi har rättigheter och skyldigheter enligt lagar och förordningar. Detta är ett berättigat intresse. Kontakten behöver i vissa fall vara direkt med handläggare på myndigheter. Behandlingen är därför nödvändig.

Förutom namn behandlar vi kontaktinformation som telefonnummer, e-postadress och arbetsgivare, varav alla är relaterade till kontaktpersonens arbetsförhållanden. Informationen är relaterad till kontaktpersonens och arbetsgivarens verksamhet och inte för att kontakta personen privat. Vår behandling av personuppgifter är klart förutsebar för kontaktpersonen.

• Vi anser att det berättigade intresset går före kontaktpersonens intressen.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Intresseavvägning

 

Intressenter på webbplats

Behandling av personuppgifter är baserat på samtycke för användandet av cookies, via ett pop up fönster.

När en besökare på vår webbplats använder kontaktformuläret och klickar på "Skicka" samtycker de till att de personuppgifter som de fyller i på Narconon Eslövs webbplats får användas för ändamålet att besvara besökarens frågor och vägleda denna i sin aktuella situation som anhörig eller beroende eller intressent av Narconon Eslövs tjänster. Användaren informeras om att de härmed lämnar samtycke via en textruta på kontaktformuläret.

När en besökare på vår webbplats använder chattfunktionen och klickar på "jag samtycker" så samtycker de till att de personuppgifter som de fyller i på Narconon Eslövs chatt får användas för ändamålet att besvara besökarens frågor och vägleda denna i sin aktuella situation som aktiv missbrukare, anhörig eller annan intressent av Narconon Eslövs tjänster.

 

Vi behöver behandla intressenters personuppgifter för att hantera förfrågningar, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som de har begärt eller ringa upp efter att de har önskat kontakt med oss. Det kan handla om att besvara förfrågningar, skicka nyhetsbrev, information och marknadsföring via e-post, eller andra digitala kontaktvägar såsom till exempel sociala medier när intressenter har en aktiv kundrelation med oss.

Vi använder också intressenters personuppgifter för att kontakta dem via, e-post eller post om andra erbjudanden, kampanjer eller tjänster som vi tror kan vara av intresse för dem. De kan när som helst tacka nej till denna marknadsföring.

Uppgifterna om intressenter raderas två år efter senaste kontakten eller på begäran via kontaktformulär, epost eller telefon.

• Behandling av personuppgifter är därför nödvändig och de behandlas inte för något annat ändamål.

• Rättslig grund: Samtycke

​

Vad är cookies och hur använder vi det? 

Cookies är en texfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och 

sparas på din webbläsare. Några av våra tjänster behöver cookies för att fungera korrekt, 

medan andra förbättrar tjänsterna för dig. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och för att spara 

funktionella inställningar så som språk och andra uppgifter.

 

Till vem lämnar Narconon Eslöv ut personuppgifter?

Personuppgifter som behandlas utifrån uppdrag (även potentiella) inom socialtjänst, näringsliv, privatpersoner lämnas ut till uppdragsgivare enligt lagkrav, avtal och samtycke.

Andra mottagare endast när det följer av lagkrav, samtycke, annan författning eller myndighetsbeslut.

​

Hur länge sparar Narconon Eslöv personuppgifter om klienter?

Personuppgifter sparas bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med hanteringen av personuppgifter, eller så länge som vi måste spara dem enligt lag eller avtal. Ändamålet med hantering för klienter och tidigare klienter är att administera pågående missbruksvård eller att återknyta till tidigare missbruksvård vid återaktualisering i vård. När vi har skäl att bedöma att den registerade har uppnått stabil drogfrihet raderas uppgifterna på ett säkert sätt, så att de inte längre kan återskapas. Uppgifterna gallras även i enlighet med Socialtjänstlagen kap 7.

 

Gallring

Dokumentation i en privat verksamhet som står under tillsyn av Inspektionen för vård och omsorg, IVO, gallras två år efter att sista anteckningen gjordes i akten, eller två år efter att förhållandena som uppgifterna avser har uppphört. Uppgifterna behöver alltså inte gallras, om förhållandena som uppgifterna gäller inte har upphört (andra stycket, 7 kap 3 § i Socialtjänstlagen) (https://lagen.nu/2001:453#K7P3S2) .

​

Hur skyddar Narconon Eslöv personuppgifter?

Narconon Eslöv vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd, till exempel att vi skickar uppgifter på ett säkert sätt och säkerställer att endast behörig personal har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete. Information i vårt journalsystem pseudonymiseras för att inte kunna knytas till någon fysisk person. Vi loggar dessutom händelser i våra IT-system. Narconon granskar kontinuerligt att hanteringen av personuppgifter är tekniskt och juridiskt säker.

​

Registrerade personers rättigheter

Alla personer som Narconon Eslöv har samlat personuppgifter kring (klienter, tidigare klienter, anställda, myndighetspersoner, med mera) har rättigheter när det gäller sina personuppgifter och har möjlighet att påverka sin information och vad som sparas.

Narconon Eslöv kommer på eget eller registrerades initiativ att rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Registrerade personer kan även närsomhelst begära att deras uppgifter raderas eller begränsas, om det är förenligt med gällande lagstiftning och/eller intresseavvägning.

Registrerade har rätt att invända mot behandlingen av sina personuppgifter eller att behandlingen begränsas. Om registrerade personer anser att Narconon Eslöv inte har respekterat deras rättigheter kan de anmäla detta till Narconons föreståndare, Håkan Larsson, och/eller till Datainspektionen. Vid sådan anmälan ska Narconon skyndsamt utreda hur behandlingen av personuppgifter har brustit, vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa säkerhet och integritet, samt rapportera eventuell personuppgiftsincident till Datainspektionen.